Cómo facturar a particulares siendo autónomo: todo lo que debes saber

Cuando un autónomo factura a un particular, hay dos reglas que resumirían el 90% de la casuística: siempre incluyes IVA (salvo que tu actividad esté exenta) y nunca pones retención de IRPF. El problema es que los detalles prácticos —qué datos va la factura, cuándo puedes emitir un ticket en vez de factura, cuánto tiempo guardas los documentos— generan más dudas de las que parece.

Esta guía cubre lo esencial para facturar bien a clientes particulares desde el primer día.

IVA en facturas a particulares: sí, siempre (con excepciones)

La regla general es que una actividad económica en España está sujeta a IVA. Cuando tu cliente es un particular, repercutes IVA exactamente igual que si fuera una empresa: añades el tipo que corresponda (21%, 10% o 4% según el bien o servicio) al precio base y se lo cobras a él.

La diferencia con facturar a empresas no está en si hay IVA o no, sino en que el particular no puede deducirse ese IVA. Para él, es un coste definitivo. Para ti, es un IVA repercutido que luego ingresas a Hacienda en el modelo 303 trimestral.

¿Cuándo no incluyes IVA? Cuando tu actividad está expresamente exenta. Las exenciones más habituales son:

• Servicios médicos y sanitarios (médicos, dentistas, psicólogos en ejercicio clínico con colegiación).
• Enseñanza reglada y formación para el empleo en determinados casos.
• Servicios financieros y de seguros.
• Arrendamiento de vivienda (no de local de negocio).

Si tu actividad está exenta, no repercutes IVA y no presentas el modelo 303 por esa actividad. Pero la exención tiene sus propios requisitos: si tienes dudas sobre si tu actividad concreta califica, consúltalo con tu asesor antes de emitir facturas sin IVA.

Retención de IRPF: no aplica cuando el cliente es particular

La retención de IRPF en las facturas de profesionales autónomos (ese 15% que aparece en muchas facturas) funciona así: la empresa que te paga retiene ese porcentaje y lo ingresa a Hacienda en tu nombre.

Ese mecanismo solo aplica cuando el pagador es una empresa o empresario (persona jurídica o física que actúa en el ejercicio de su actividad económica). Un particular que te contrata no tiene obligación de practicarte retención ni de ingresarla a Hacienda.

Por eso, en las facturas a particulares no pones retención. Si la pusieras, no habría nadie al otro lado que la ingresara, y tú cobrarías menos sin justificación fiscal.

Resumen:

• Cliente empresa o profesional: facturas con retención del 15% (o el tipo que corresponda en los primeros años de actividad).
• Cliente particular: facturas sin retención.

Datos obligatorios de una factura a particular

El Reglamento de facturación establece los datos mínimos que debe contener una factura. Para facturas a particulares, los mismos requisitos de contenido se aplican que para cualquier factura:

• Número de factura (serie correlativa, sin saltos ni repeticiones).
• Fecha de expedición.
• Tus datos: nombre y apellidos o razón social, NIF o CIF, y domicilio fiscal.
• Descripción de los servicios o bienes prestados, con suficiente detalle para identificar la operación.
• Base imponible (importe antes de IVA).
• Tipo de IVA aplicado y cuota de IVA.
• Importe total.

¿Necesitas poner los datos del cliente particular? En una factura completa, sí deberías indicar los datos del destinatario. Sin embargo, si emites factura simplificada (ver siguiente apartado), puedes omitirlos salvo que el cliente los solicite.

Un error frecuente: no incluir el concepto con suficiente detalle. "Servicios profesionales" es demasiado vago. "Diseño de logotipo corporativo para proyecto X, entregado en formato vectorial" es lo correcto.

Facturas simplificadas (los llamados tickets)

La factura simplificada es una versión reducida de la factura ordinaria. Puedes emitirla cuando el importe no supera 400 € (IVA incluido), o en determinados sectores de actividad autorizados hasta 3.000 €.

En la factura simplificada no es obligatorio incluir los datos del cliente. Por eso suele usarse en transacciones de pequeño importe con particulares: comercios minoristas, hostelería, peluquerías, taxis, aparcamientos y similares.

Lo que sí debe incluir la factura simplificada:

• Número de factura.
• Fecha.
• Tus datos y NIF.
• Descripción del bien o servicio.
• Tipo de IVA y el importe total (puedes indicar el IVA incluido en el total sin desglosarlo, o desglosarlo).

Cuando el cliente la solicita como factura completa: si el particular te pide factura con sus datos, estás obligado a emitirla completa, aunque el importe sea bajo. Tienes de plazo hasta el día 16 del mes siguiente a aquel en que se realizó la operación para emitirla.

Cuánto tiempo debes guardar las facturas

Las facturas son documentos tributarios y su conservación está regulada. El plazo general es de 4 años, que es el plazo de prescripción tributaria ordinario. Sin embargo, en la práctica se recomienda guardarlas durante al menos 5 años para tener margen frente a posibles revisiones.

Hay situaciones en que el plazo se amplía:

• Si has deducido el IVA de un bien de inversión (un ordenador, maquinaria, mobiliario), debes conservar la factura durante el período de regularización de ese bien, que puede llegar hasta 10 años para bienes inmuebles.
• Si la factura sustenta una operación vinculada a un proceso judicial o administrativo abierto, mientras dure ese proceso.

Las facturas pueden guardarse en formato electrónico, siempre que se garantice su legibilidad, integridad e inalterabilidad. No es necesario imprimir en papel si el archivo digital cumple esos requisitos.

Errores habituales al facturar a particulares

Emitir la factura sin número correlativo. Cada factura debe tener un número único dentro de su serie. Saltarse un número, repetirlo o emitirlos fuera de orden son irregularidades en el libro de facturas emitidas.

No declarar ingresos por no tener factura firmada. El devengo del IVA e IRPF se produce cuando se realiza la operación (o cuando se cobra, en algunos casos), no cuando el cliente paga o firma. Si hiciste el trabajo en diciembre, el ingreso es de diciembre aunque cobres en febrero.

Cobrar sin factura. Aunque el particular no pida factura, tú estás obligado a emitirla. La no expedición de factura puede ser sancionada por la AEAT como infracción tributaria.

Confundir precio con base imponible. Si acuerdas con el cliente un precio de 100 €, debes aclarar si ese precio incluye o no el IVA. Si dices "son 100 euros" y no especificas, el cliente puede entender que el IVA está incluido, mientras que tú puede que hayas calculado que son 100 € más IVA.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que poner IVA en las facturas a particulares?

Como regla general, sí. Una actividad económica en España suele estar sujeta a IVA, y cuando facturas a un particular repercutes el tipo que corresponda igual que harías con una empresa. La diferencia es que el particular no puede deducirse ese IVA, para él es un coste definitivo. La excepción son las actividades expresamente exentas, como determinados servicios sanitarios, de enseñanza reglada o financieros. Si tu actividad podría estar exenta, comprueba los requisitos concretos con tu asesor antes de emitir facturas sin IVA, porque la exención tiene sus propias condiciones.

¿Hay que aplicar retención de IRPF al facturar a un particular?

No. La retención de IRPF de las facturas de profesionales solo aplica cuando el pagador es una empresa o un empresario que actúa en el ejercicio de su actividad, porque es quien retiene e ingresa ese importe a Hacienda en tu nombre. Un particular no tiene esa obligación, así que en sus facturas no se pone retención. Si la incluyeras, no habría nadie que la ingresara y cobrarías menos sin justificación fiscal. En resumen: cliente empresa o profesional, factura con retención; cliente particular, factura sin retención.

¿Cuándo puedo emitir una factura simplificada en lugar de una completa?

La factura simplificada es una versión reducida que puede emitirse cuando el importe no supera el límite que fija el Reglamento de facturación, y en determinados sectores autorizados ese límite es mayor. En ella no es obligatorio incluir los datos del cliente, por eso es habitual en comercio minorista, hostelería o peluquerías. Ahora bien, si el particular te pide una factura completa con sus datos, estás obligado a emitirla aunque el importe sea bajo. Para confirmar los umbrales vigentes aplicables a tu sector, revisa la normativa actual o consúltalo con tu asesor.

¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas?

El plazo general de conservación coincide con el de prescripción tributaria ordinaria, aunque en la práctica se recomienda guardarlas algo más para tener margen frente a posibles revisiones. Hay supuestos en los que el plazo se amplía, como cuando has deducido el IVA de un bien de inversión, donde la conservación se vincula al período de regularización del bien, o cuando la factura sustenta una operación ligada a un proceso abierto. Las facturas pueden guardarse en formato electrónico si se garantiza su legibilidad, integridad e inalterabilidad. Ante un caso concreto, verifica el plazo aplicable con tu asesor.

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Este artículo es orientativo y no sustituye el asesoramiento fiscal personalizado. Consulta con tu asesor o gestor para resolver las dudas concretas de tu actividad.

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