Factura simplificada: qué es, cuándo puedes emitirla y qué datos debe llevar

La factura simplificada es una factura con menos datos obligatorios que la ordinaria, pensada para operaciones de importe reducido. Es el documento que en 2013 sustituyó legalmente al antiguo "ticket". Puedes emitirla, con carácter general, cuando el importe de la operación no supera los 400 euros (IVA incluido), y hasta 3.000 euros (IVA incluido) en determinados sectores como el comercio minorista, la hostelería o la peluquería. Está regulada en los artículos 4 y 7 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012). La diferencia práctica más importante es que la factura simplificada no obliga a identificar al cliente: por eso, si tu cliente es una empresa o un autónomo que necesita deducirse el IVA, puede pedirte que le pongas sus datos o directamente una factura completa.

Muchos autónomos siguen llamándolo "ticket", pero ese término desapareció de la normativa hace más de una década. Saber cuándo puedes emitir una factura simplificada, qué límites tiene y qué datos debe incluir te evita dos problemas habituales: emitir un documento que no vale como justificante fiscal, o negarte a poner los datos a un cliente que tenía derecho a exigírtelos. Te lo explicamos paso a paso.

Qué es una factura simplificada (y por qué ya no se llama ticket)

Una factura simplificada es una factura de pleno derecho, no un documento de segunda categoría. Cumple la obligación de facturar igual que una factura completa; simplemente contiene menos información. Antes de 2013 existía la figura del "ticket" o "vale", que tenía requisitos distintos. El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012), en vigor desde el 1 de enero de 2013, eliminó ese concepto y lo integró en la factura simplificada.

La idea de fondo es facilitar la vida a quien hace muchas operaciones pequeñas y con público final: un bar, una peluquería, un taxi, una tienda de barrio. Obligarles a pedir el nombre y el NIF a cada cliente por una consumición de cinco euros no tendría sentido. Por eso la factura simplificada permite no identificar al destinatario, siempre que se respeten los límites de importe.

Cuándo puedes emitir factura simplificada: los límites de 400 y 3.000 euros

El artículo 4 del Reglamento fija dos umbrales.

Límite general: 400 euros, IVA incluido. Puedes emitir factura simplificada en cualquier operación cuyo importe total (con el IVA ya sumado) no supere los 400 euros. Este límite se aplica a cualquier actividad. También puede expedirse en forma simplificada cualquier factura rectificativa.

Límite ampliado: 3.000 euros, IVA incluido. En un conjunto de sectores concretos, el Reglamento eleva el umbral hasta los 3.000 euros. Esos sectores son, entre otros:

• Ventas al por menor (comercio minorista).
• Ventas o servicios de carácter ambulante.
• Servicios a domicilio del consumidor.
• Transporte de personas y sus equipajes.
• Hostelería y restauración (bares, cafeterías, restaurantes).
• Servicios prestados por salas de baile y discotecas.
• Servicios telefónicos en cabinas o teléfonos públicos.
• Peluquerías e institutos de belleza.
• Utilización de instalaciones deportivas.
• Revelado de fotografías y servicios de estudios fotográficos.
• Aparcamiento de vehículos.
• Alquiler de películas y contenidos.
• Servicios de tintorería y lavandería.
• Utilización de autopistas de peaje.

Si tu actividad está en esa lista, puedes emitir factura simplificada hasta los 3.000 euros. Si no lo está, tu tope es el general de 400 euros. Como el criterio exacto de qué actividades encajan en cada categoría puede tener matices, si tienes dudas sobre tu caso conviene confirmarlo con tu asesor.

Cuándo NO puedes emitir factura simplificada

Hay operaciones en las que la ley te obliga a emitir factura completa aunque el importe sea pequeño. El propio artículo 4 excluye la factura simplificada, entre otros, en estos casos:

• Entregas intracomunitarias de bienes (ventas a empresas de otros países de la Unión Europea).
• Ventas a distancia cuando tributan en el territorio de aplicación del impuesto.
• Operaciones con inversión del sujeto pasivo, en las que es el destinatario quien liquida el IVA.
• Determinadas entregas y prestaciones de servicios que se localizan fuera del territorio de aplicación del impuesto o cuyo destinatario está en otro Estado.

En estos supuestos, la factura simplificada no es válida y debes emitir una factura ordinaria con todos los datos. Al margen de estas exclusiones, recuerda una regla práctica: aunque tú puedas emitir factura simplificada por importe, el cliente que la necesite para deducirse el IVA puede exigirte una factura completa con sus datos. Lo vemos más abajo.

Qué datos debe llevar una factura simplificada

El artículo 7 del Reglamento enumera el contenido mínimo. Una factura simplificada debe incluir:

• Número y, en su caso, serie. La numeración es correlativa dentro de cada serie. Puedes llevar una serie específica para las simplificadas.
• Fecha de expedición (y la fecha de la operación, si es distinta).
• NIF y nombre o denominación del expedidor (tú, el que emite la factura).
• Identificación del tipo de bienes entregados o servicios prestados, es decir, una descripción de lo vendido.
• Tipo impositivo de IVA aplicado y, opcionalmente, la expresión "IVA incluido".
• Contraprestación total, el importe final que paga el cliente.

Fíjate en lo que NO aparece en esa lista: los datos del cliente. En una factura simplificada normal no es obligatorio identificar al destinatario. Esa es precisamente la diferencia que la hace cómoda para operaciones con público final.

La factura simplificada y el IVA: por qué tu cliente empresa puede pedirte más datos

Aquí está el punto que más confusión genera. Una factura simplificada corriente, sin los datos del cliente, no permite a ese cliente deducirse el IVA que ha pagado. Para un particular no pasa nada: no se deduce IVA. Pero si tu cliente es una empresa o un autónomo que quiere llevarse ese IVA a su declaración, necesita algo más.

El artículo 7 prevé la llamada factura simplificada cualificada: cuando el destinatario es empresario o profesional y así lo solicita, la factura simplificada debe incluir, además de lo anterior:

• El NIF y el domicilio del destinatario.
• La cuota de IVA repercutida, consignada por separado (no solo el total con IVA incluido).

Con esos datos añadidos, la factura simplificada sí sirve para deducir el IVA. Por eso, cuando un cliente empresa te dice "ponme los datos" o "necesito factura con IVA desglosado", no te está pidiendo un capricho: te está pidiendo que conviertas la simplificada en un documento con el que pueda deducirse el impuesto. Y estás obligado a facilitárselo.

Diferencias con la factura completa y con la rectificativa

La factura completa (u ordinaria) es la que lleva todos los datos: identificación completa de emisor y destinatario, base imponible, tipo y cuota de IVA desglosados, y demás requisitos del artículo 6. Es obligatoria cuando se superan los límites de importe, en las operaciones excluidas que hemos visto, y siempre que el cliente la solicite para deducir.

La factura rectificativa es otra cosa: no es una alternativa reducida, sino el documento con el que se corrige una factura ya emitida. Si te equivocas en una simplificada, no la borras: emites una rectificativa. Lo explicamos en detalle en nuestra guía de la factura rectificativa. Curiosamente, cualquier rectificativa puede expedirse en forma simplificada, según el mismo artículo 4.

Factura simplificada y facturación electrónica (Verifactu)

La entrada en vigor de los sistemas de facturación que garantizan la integridad de los registros —el entorno de Verifactu y la facturación electrónica obligatoria— no elimina la factura simplificada, pero sí afecta a cómo se genera y conserva. La factura simplificada seguirá existiendo para las operaciones de pequeño importe, pero deberá emitirse a través de un programa de facturación que cumpla los requisitos técnicos, de forma que cada registro quede trazado e inalterable. Si usas un software adaptado, la propia herramienta se encarga de aplicar los límites y de numerar correctamente; conviene confirmar con tu asesor el calendario y las obligaciones concretas que te aplican, porque dependen del tipo de actividad y del momento.

Errores frecuentes con la factura simplificada

• Creer que el ticket del datáfono es una factura. El justificante de pago con tarjeta no es una factura. La factura simplificada tiene que reunir los datos del artículo 7.
• Negarse a poner los datos a un cliente que los necesita. Si el destinatario es empresa o profesional y lo solicita, estás obligado a emitir la versión cualificada o una factura completa.
• Usar el límite de 3.000 euros sin estar en un sector autorizado. Si tu actividad no está en la lista del artículo 4.2, tu tope es 400 euros. Superarlo con una simplificada es una irregularidad.
• No numerarlas correlativamente. Las simplificadas también van numeradas y ordenadas; llevar una serie propia para ellas es lo más práctico.
• Olvidar reflejar su IVA en el modelo 303. Aunque no lleve los datos del cliente, el IVA repercutido en tus facturas simplificadas se declara igual en el modelo 303 trimestral.

Cuándo conviene consultarlo con una asesoría

La factura simplificada es cómoda, pero decidir cuándo puedes usarla, si tu actividad entra en el límite ampliado o si un cliente concreto tiene derecho a exigirte una completa son cuestiones que conviene tener claras desde el principio, sobre todo si combinas ventas a particulares con ventas a empresas. Si además estás en un régimen especial de IVA como el recargo de equivalencia, las reglas de facturación tienen matices adicionales que es mejor revisar con un profesional.

Preguntas frecuentes

¿Es lo mismo una factura simplificada que un ticket?

En la práctica se usan como sinónimos, pero legalmente el término "ticket" ya no existe. Desde 2013, con el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012), todo lo que antes era un ticket es ahora una factura simplificada, con los requisitos del artículo 7.

¿Hasta qué importe puedo emitir factura simplificada?

Con carácter general, hasta 400 euros IVA incluido en cualquier actividad. En determinados sectores (comercio minorista, hostelería, peluquería, transporte de personas, aparcamientos y otros que enumera el Reglamento) el límite sube a 3.000 euros IVA incluido.

¿Una factura simplificada sirve para que mi cliente deduzca el IVA?

Solo si es una factura simplificada "cualificada": debe incluir el NIF y el domicilio del destinatario y la cuota de IVA consignada por separado. Si tu cliente es empresa o autónomo y quiere deducirse el IVA, tiene derecho a pedirte esos datos o directamente una factura completa.

¿Tengo que poner los datos del cliente en una factura simplificada?

No con carácter general. La factura simplificada permite no identificar al destinatario, por eso es habitual en operaciones con público final. La excepción es cuando el cliente empresario o profesional los solicita para deducir el IVA.

¿Puedo hacer una factura simplificada de una venta a una empresa de otro país de la UE?

No. Las entregas intracomunitarias están expresamente excluidas de la factura simplificada: en esos casos debes emitir factura completa, igual que en las operaciones con inversión del sujeto pasivo o las localizadas fuera del territorio del impuesto.

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Facturar bien no es solo cumplir: una factura simplificada emitida cuando tocaba una completa, o sin los datos que el cliente necesitaba, puede costarte una deducción de IVA perdida o un requerimiento de Hacienda. En Dame una Asesoría encontrarás gestorías y asesores fiscales especializados en autónomos y pymes que revisan tu sistema de facturación, te dicen qué tipo de factura debes emitir en cada caso y se encargan de que tu IVA cuadre en cada declaración.