Requisitos de una factura 2026: qué datos son obligatorios según el Reglamento

Una factura completa u ordinaria debe contener una lista cerrada de datos obligatorios que fija el artículo 6 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012): número y, en su caso, serie; fecha de expedición; nombre o razón social y NIF del que emite y del que recibe; domicilio de ambos; descripción de la operación con todos los datos para calcular la base imponible; el tipo de IVA aplicado; y la cuota de IVA repercutida por separado. Si difiere de la fecha de expedición, hay que indicar además la fecha de la operación. Falten los datos que falten, una factura incompleta puede impedir a tu cliente deducirse el IVA y darte problemas en una comprobación de Hacienda. Te explicamos cada requisito, el plazo para emitirla y cuánto tiempo hay que guardarla.

Emitir una factura no es rellenar un papel con un importe. Es cumplir una obligación formal con un contenido tasado por ley. Muchos autónomos aprenden por las malas que una factura a la que le falta el NIF del cliente, la base imponible desglosada o la cuota de IVA por separado no sirve para que ese cliente se deduzca el gasto, y eso acaba en una llamada incómoda pidiendo que la rehagas. Saber exactamente qué datos son obligatorios te ahorra ese problema. Vamos con la lista.

Qué es una factura completa (y en qué se diferencia de la simplificada)

La factura completa u ordinaria es la que lleva todos los datos del artículo 6 del Reglamento, incluida la identificación completa del cliente. Es la factura "de toda la vida", la que necesita cualquier empresa o autónomo para justificar un gasto y deducirse el IVA.

Frente a ella está la factura simplificada, que lleva menos datos (no exige identificar al destinatario) y solo puede emitirse por debajo de ciertos importes. La regla práctica es sencilla: cuando tu cliente sea una empresa o un profesional que necesita deducir, o cuando superes los límites de la simplificada, tienes que emitir factura completa con todo lo que enumeramos a continuación.

Los datos obligatorios de una factura, uno a uno

El artículo 6 del Real Decreto 1619/2012 enumera el contenido mínimo. Esta es la lista, explicada:

1. Número y, en su caso, serie

Toda factura lleva un número. La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie: no puedes saltarte números ni repetirlos. Puedes usar series distintas (por ejemplo, una serie para un tipo de cliente y otra para las rectificativas), pero dentro de cada serie el orden tiene que ser consecutivo. Un salto injustificado en la numeración es una de las primeras cosas que mira Hacienda.

2. Fecha de expedición

Es la fecha en la que emites la factura. Puede coincidir o no con la fecha en que realizaste la operación (más abajo, punto 9).

3. Nombre y apellidos o razón social de emisor y destinatario

Hay que identificar por su nombre completo o denominación social a las dos partes: tú, que expides la factura, y tu cliente, que la recibe. En una factura completa el destinatario siempre se identifica; esa es una de las diferencias clave con la simplificada.

4. NIF (número de identificación fiscal)

Es obligatorio el NIF del que emite la factura. El NIF del destinatario es obligatorio en determinados casos que fija el Reglamento, como las entregas intracomunitarias, las operaciones en las que el destinatario es el sujeto pasivo del impuesto (inversión del sujeto pasivo) o, en general, cuando el cliente es empresario o profesional. En la práctica, en una factura entre autónomos o empresas, siempre debe figurar el NIF del cliente.

5. Domicilio de emisor y destinatario

Hay que consignar el domicilio de ambos. Si alguna de las partes tiene varios establecimientos, se indica la sede de la actividad cuando sea relevante para determinar dónde tributa la operación.

6. Descripción de la operación y base imponible

La factura debe describir qué se ha vendido o qué servicio se ha prestado, con todos los datos necesarios para calcular la base imponible: el precio unitario sin impuesto de cada concepto, y los descuentos o rebajas que no estén ya incluidos en ese precio unitario. La base imponible es el importe sobre el que después se calcula el IVA.

7. Tipo impositivo de IVA aplicado

El porcentaje de IVA que corresponde a la operación (por ejemplo, 21 %, 10 % o 4 %). Si en una misma factura hay conceptos con tipos distintos, se desglosan.

8. Cuota tributaria, consignada por separado

Este es el punto que más facturas invalida. La cuota de IVA repercutida —el resultado de aplicar el tipo a la base imponible— tiene que aparecer por separado, no englobada en el total. No basta con poner "IVA incluido": el cliente necesita ver la base, el tipo y la cuota desglosados para poder deducirse ese IVA.

9. Fecha de la operación, si es distinta de la de expedición

Cuando el momento en que se realiza la operación (o se cobra un anticipo) no coincide con la fecha en que emites la factura, hay que indicar también esa fecha de la operación.

10. Menciones adicionales cuando proceda

El artículo 6 recoge, además, referencias que solo aparecen en ciertos casos: la alusión a la normativa que ampara una operación exenta de IVA, la mención "facturación por el destinatario" si es el cliente quien expide la factura, la mención "inversión del sujeto pasivo" cuando corresponda, o la referencia al régimen especial aplicado (por ejemplo, régimen especial de bienes usados o de agencias de viajes). Si tu operación es ordinaria y sujeta a IVA, estas menciones no te aplican; pero conviene saber que existen.

Plazo para emitir la factura

No vale emitir la factura cuando te venga bien. El Reglamento fija un plazo. Con carácter general, la factura se expide en el momento de realizarse la operación. Ahora bien, cuando el destinatario es un empresario o profesional, tienes de plazo hasta el día 16 del mes siguiente a aquel en que se produjo el devengo del IVA de la operación. Respetar ese plazo importa porque de la fecha depende en qué trimestre declaras ese IVA.

Cuánto tiempo hay que conservar las facturas

Tanto las facturas que emites como las que recibes deben conservarse. El plazo de referencia es de cuatro años, que es el periodo general de prescripción de las obligaciones tributarias (artículo 66 de la Ley 58/2003, General Tributaria). Es decir, durante cuatro años Hacienda puede pedirte que justifiques lo que declaraste, así que debes guardar los justificantes al menos ese tiempo. En determinados supuestos (por ejemplo, bienes de inversión o pérdidas que compensas en años posteriores) conviene guardarlas más tiempo, porque su efecto fiscal se prolonga. Si tienes dudas sobre tu caso, confírmalo con tu asesor.

Si te equivocas: la factura rectificativa

Una factura ya emitida no se borra ni se tira. Si detectas un error en los datos obligatorios —un NIF mal, una base incorrecta, un IVA mal calculado— la forma legal de corregirlo es emitir una factura rectificativa, no rehacer la original como si nada hubiera pasado. Lo mismo si tienes que anular una operación o aplicar un descuento posterior.

Factura y facturación electrónica (Verifactu)

Los requisitos de contenido del artículo 6 conviven con las nuevas obligaciones de facturación mediante software que garantiza la integridad de los registros. El entorno de Verifactu y la facturación electrónica no cambia qué datos debe llevar una factura, pero sí cómo se genera y se conserva: cada factura queda trazada e inalterable a través de un programa que cumple los requisitos técnicos. Los datos obligatorios siguen siendo los mismos; lo que cambia es el modo de emitirlos. Conviene confirmar con tu asesor el calendario que te aplica según tu actividad.

Errores frecuentes que invalidan una factura

• No desglosar la cuota de IVA. Poner solo el total con "IVA incluido" en una factura completa impide al cliente deducirse el impuesto. La base, el tipo y la cuota van separados.
• Olvidar el NIF del cliente. En una factura entre empresas o autónomos, el NIF del destinatario es obligatorio. Sin él, no sirve como justificante de gasto deducible.
• Numeración con saltos o repetida. La numeración correlativa dentro de cada serie es un requisito, no una recomendación.
• Descripción vaga del concepto. "Servicios profesionales" a secas puede no bastar: debe describirse la operación con el detalle suficiente para determinar la base imponible.
• Emitir fuera de plazo. Facturar meses después descuadra el trimestre en el que corresponde declarar el IVA.
• Confundir factura completa con simplificada. Cuando el cliente es empresa o profesional y lo pide, tiene derecho a una factura completa con todos sus datos.

Cuándo conviene apoyarse en una asesoría

Los datos obligatorios de una factura son claros sobre el papel, pero en el día a día surgen dudas: si una operación va exenta y cómo se menciona, cuándo aplica la inversión del sujeto pasivo, qué serie usar, cómo casar la fecha de la factura con el trimestre de IVA en el modelo 303, o cómo encaja todo con el software de Verifactu. Emitir mal una factura no es solo un fallo formal: puede costarte una deducción perdida o un requerimiento.

Preguntas frecuentes

¿Qué datos son obligatorios en una factura?

Número y, en su caso, serie; fecha de expedición; nombre o razón social y NIF de emisor y destinatario; domicilio de ambos; descripción de la operación y base imponible; tipo de IVA aplicado; y la cuota de IVA consignada por separado. Si difiere de la de expedición, también la fecha de la operación. Lo fija el artículo 6 del Real Decreto 1619/2012.

¿Es obligatorio poner el NIF del cliente en la factura?

En una factura completa entre empresas o autónomos, sí. El NIF del destinatario es obligatorio, entre otros casos, cuando el cliente es empresario o profesional, en las entregas intracomunitarias y en las operaciones con inversión del sujeto pasivo.

¿Hasta cuándo puedo emitir una factura?

Con carácter general, en el momento de la operación. Si el cliente es empresario o profesional, tienes hasta el día 16 del mes siguiente al del devengo del IVA de esa operación.

¿Cuánto tiempo tengo que guardar las facturas?

Al menos cuatro años, que es el plazo general de prescripción tributaria (artículo 66 de la Ley General Tributaria). En algunos casos, como bienes de inversión, conviene conservarlas más tiempo.

¿Qué pasa si una factura tiene un dato mal?

No se corrige la original: se emite una factura rectificativa que subsana el error, con referencia a la factura que rectifica.

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